大使馆认证分为两种,一种是外国驻中国大使馆认证,另外一种是中国驻外大使馆认证。
按照国际惯例和中国领事实践,我国公民在国外学习、工作、居住,或是在国内办理出国签证时,常需要使用一些由国内公证处出具的涉外公证书,如出生公证、未受刑事处分公证、授权委托书公证、合同公证等等。这些公证书在送国外〔或外国驻华使(领)馆〕使用前一般需要办理领事认证;中国企业法人因境外经贸活动需要,常需向官方机构申请原产地证、发货清单、形式*、规格证明、重量证明、装箱单、提单、保险单等,或向各地出入境检验检疫机构申请原产地证明、商品检验证明书、动植物出口检疫证明书等,这些文书在发往国外使用前,一般也需办理领事认证。
反过来,外国有关文书在送中国使用前,也需办理相应的领事认证。领事认证的目的是向使用文书的外国机构证实文书的真实性,避免因其怀疑文书上签字或印章是否属实而影响文书的使用。比如说,国内公证处出具出生公证书,当事人如果不办领事认证直接拿到A国使用,A国主管当局无法核实这份文书的真伪,因此将拒绝接受,A国当局会要求当事人将文书经过A驻华使(领)馆确认。而A国驻华使(领)馆也没有中国内公证处签字或印章备案,难以核实文书本身的真伪,因此又会要求文书先经中国官方机构认证,证明有关文书中出证单位的印章及官员签字属实,然后A国驻华使(领)馆再确认中国官方机构的印章、签字属实。此后A国主管当局才会接受此文书。
办理大使馆公证认证须知:
1、要清楚是属于外国驻中国大使馆认证还是中国驻外大使馆认证。
2、提供相关资料
3、一次性交清所有费用
4、正常5-20个工作日就可以办理完成
5、加急3个工作日
大使馆公证认证注意事项:
1、注意加盖正确的印章
需要认证的各种商业单据都应加盖各级出入境检验检疫局或各地贸促会的印章或办理相应的公正书或证明书。
2、注意有些国家要求有些贸易单证的认证要同时办理
阿联酋、科威特、伊朗、约旦、叙利亚等国要求发票必须要与原产地证一起认证。除此之外,阿联酋、沙特、约旦等国还要求对出口到该国的肉类商品必须同时认证4种单证:发票、产地证、检验检疫证、屠宰证。阿联酋还要求肉鸡出口时需在检验检疫证上注明无病毒、无害、无流感。科威特还要求发票必须要与原产地证及白色产地证(白色产地证是使用阿拉伯文的一种产地证)一起认证等。(详见附表)
3、注意办理使馆认证所需的时间
不同的国家对办理使馆认证的时间有不同的规定。阿根廷大使馆规定使馆认证的时间为20天,沙特为25天等(详见附表)。同时,由于各国使馆往往是我国的假期和本国的假期都休息,因此,企业在申请办理使馆认证时要注意各使馆对认证时限的规定,尽可能提早办理,以便顺利通关结汇。
4、注意有些国家要求附加单据或文件
阿根廷要求由其他国家或地区转口至阿根廷的货物其原产地证办理认证时需同时认证两张发票。利比亚要求单独认证产地证时须附正本发票,且另收发票金额的千分之8.3的手续费,发票和产地证需4份复印件等。(详见附表)
5、注意使馆认证对文种的规定
如向利比亚、科威特两国申请使馆认证时须附阿拉伯文的有关单据。向委内瑞拉、哥伦比亚、乌拉圭、玻利维亚申请使馆必须附西班牙文译文等。
6、注意使馆认证的费用
几乎所有的国家都对使馆认证收取一定的费用,有的收费还较高。因此,企业在开展对这些国家的出口贸易时要考虑到认证费用,尤其是对成交金额不大的贸易要注意这一点。同时还要注意有些国家是按批次收费,有些国家是依据发票金额按一定比例收费。
大使馆认证加签:
1,因使馆认证的时间一般较长,为了不影响国外客人清关,最好在资料齐了,也就是开航前办理。在加签问题上拿不准主意时,要多与客人沟通,因为客人比我们更熟悉他们本国海关的规定。
2、在香港加签一般是3个工作日,加上邮寄休假的时间,所以一般是7天。北京加签的一般是在7-30个工作日,视国家而定,委内瑞拉,利比亚,巴西,卡塔尔等国的时间较长,但一般都是三周左右。
3、产地证加签的费用比其它商业文件的费用低,商业文件加签须按CCPIT新规定做证明书,因此多了个做证明书的费用,另外有些国家发票的加签是按发票金额收费的,如:阿联酋,利比亚,伊朗,卡塔尔,发票金额越高,认证的费用就越多。
4、2007年9月起按CCPIT新规定,CCPIT加签文件不能直接在文件上盖章,要做成证明书的形式来认证。
5、商会认证至少分两种:产地证商会认证,这时可以在产地证第5栏加盖个商会章。文件商会认证,就是要做成商事证明书的形式了。
6、华南地区分香港加签和北京加签,并不是全国的,华东地区的,有些可以在上海加签。在香港加签的使馆有:埃及,沙特,阿联酋,阿根廷,科威特,阿曼,巴林,巴西。其中,阿根廷和巴西只认证香港公司的文件。